除了基本技能之外,项目经理人更应该了解一般项目失败的原因何在。训练与发展杂志(Training and Development)分析指出,阻碍项目推行的绊脚石与通沟有关。有效的沟通,可以大幅提高项目成功的机率。 由于项目团队成员来自不同部门与层级,因此沟通更显重要。任何沟通的误解,都会造成项目拖延、成本增加,最后导致失败。项目经理人如何才能减少沟通不良所造成的失误? 首先,要了解项目团队中,阻碍有效沟通的障碍是什么。通常,沟通的障碍包括: ■错误的假设。团队成员似乎都清楚你的指示与期望,但最后你却发现,你们之间的认知南辕北辙。这是源自于,你假设彼此了解,而未要求团队响应确认。 ■害怕报告实情。项目经理人必须掌握项目进行是否顺利,控制进度与预算,了解资源充不充足,或项目是否陷入困境等。因此,项目经理人必须建立一个可以说出实情的团队文化,不要让成员只告知你正面的讯息。 ■缺少共同语言。项目团队的成员来自各部门,各有自己熟悉的语言。所以一开始,项目经理人就要建立起共同的语言,避免各种专业术语阻碍沟通。 ■文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协议。 ■不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队,不要建立一个阶级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式,所造成的阻碍会更大。 铲除沟通障碍最有效的方式,就是在项目推动之前,拟定一个正式沟通计划,以化解潜在的问题,帮助经理人掌握项目的进度及预算。沟通计划的内容,包含基本法则、冲突解决方案,及改变协议(change protocol)。
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